Um dos grandes mitos da produtividade é o conceito de multitarefa, você não faz duas coisas ao mesmo tempo, o seu cérebro alterna a atenção entre duas coisas ao mesmo tempo, o que gera stress e falta de foco.
Se começar algo, foque apenas naquilo e exercite sua mente.
Se o telefone tocar (não atenda e/ou diga que liga em instantes), se alguém te interromper (diga que já fala) se você lembrar de algo (anote), depois de acabar o que estava fazendo, administre suas prioridades seguintes.
Quando estiver realizando uma tarefa importante, o ideal é deixar o celular e o telefone fixo no silencioso, longe de muitos tumultos, de pessoas conversando ou alguém interrompendo sua concentração. Avise as pessoas que você está resolvendo um assunto importante e que quando acabar fala com ele.
Isso acontecerá 1, 2, 3 vezes, no começo é difícil de conduzir essas situações, mas quando menos perceber, você será uma pessoa mais focada e produtiva.